Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:

SOLUTIONSPACE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Zmyślanka 18, 62-860 Opatówek, Polska
KRS: 0001236506, NIP: 9681019139, REGON: 54454853800000
e-mail: [email protected], tel. +48 505 195 791

2. Zakres niniejszej Polityki

Polityka opisuje przetwarzanie danych w związku z:

• A. formularzem generowania raportu (analiza danych o organizacji z wykorzystaniem AI),
• B. formularzem kontaktowym dostępnym pod adresem /contact (kontakt i umówienie rozmowy).

Poszczególne sekcje wskazują, którego z powyższych dotyczą.

3. Jakie dane zbieramy

A. Formularz raportu — dane kontaktowe: imię, służbowy adres e-mail, nazwa firmy.

A. Formularz raportu — dane opisowe o organizacji: branża i opis działalności, model biznesowy, adres strony internetowej (jeśli podany), wielkość organizacji i skala procesów, charakter powtarzalnych czynności i procesy najbardziej czasochłonne, liczba osób wykonujących czynności, czas i orientacyjny koszt pracy, wykorzystywane narzędzia i systemy oraz miejsce przechowywania danych, dotychczasowe doświadczenia z automatyzacją / AI, rola osoby wypełniającej, priorytety i oczekiwania.

B. Formularz kontaktowy (/contact): imię, adres e-mail oraz treść wiadomości; opcjonalnie inne dane, które samodzielnie podasz w treści wiadomości.

Dane techniczne (automatycznie, w obu przypadkach): data i godzina przesłania formularza.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

4.1. Wygenerowanie i dostarczenie Raportu (formularz A)

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — przetwarzanie niezbędne do wykonania usługi świadczonej na Twoje żądanie.

4.2. Obsługa zapytania z formularza kontaktowego i umówienie rozmowy (formularz B)

Cel: udzielenie odpowiedzi na Twoje zapytanie, kontakt zwrotny i umówienie rozmowy.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na Twoje żądanie przed ewentualnym zawarciem umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji i kontaktu z osobami zainteresowanymi naszymi usługami.

4.3. Kontakt handlowy w związku z Raportem (formularz A)

Cel: omówienie wyników Raportu i przedstawienie oferty współpracy.

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — Twoja zgoda wyrażona przy przesłaniu formularza, a w zakresie komunikacji elektronicznej również zgoda na podstawie art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 172 Prawa telekomunikacyjnego. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili.

4.4. Cele dowodowe i obrona przed roszczeniami

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora.

5. Wykorzystanie AI i anonimizacja danych przed analizą (dotyczy wyłącznie formularza A)

W celu wygenerowania Raportu korzystamy z modelu językowego sztucznej inteligencji (Gemini API) dostarczanego przez Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Przed przekazaniem danych do modelu AI usuwamy z nich bezpośrednie identyfikatory — w szczególności imię, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy oraz adres strony internetowej. Do modelu AI trafiają wyłącznie dane opisowe dotyczące funkcjonowania organizacji, pozbawione informacji pozwalających bezpośrednio zidentyfikować Ciebie lub Twoją firmę.

Dane kontaktowe i nazwa firmy nie są przekazywane do modelu AI i pozostają wyłącznie w naszych systemach. Dane z formularza kontaktowego (/contact) nie są przekazywane do modelu AI.

Google przetwarza przekazane dane jednorazowo, w celu wygenerowania odpowiedzi językowej. Zgodnie z warunkami Google Cloud dane przesłane przez Gemini API nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI Google. Więcej: https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice oraz https://policies.google.com/terms/generative-ai

6. Pozostali odbiorcy danych

6.1. Dostawca usługi e-mail

Adres e-mail oraz treść Raportu (formularz A) są przekazywane do dostawcy usług e-mail [nazwa dostawcy e-mail, np. Resend Inc., USA], działającego jako podmiot przetwarzający wyłącznie na nasze zlecenie.

6.2. Pozostałe podmioty

Dane możemy przekazywać podmiotom świadczącym nam usługi IT, hostingu i utrzymania systemów oraz — gdy wymaga tego prawo — organom publicznym lub sądom. Nie sprzedajemy Twoich danych ani nie udostępniamy ich w celach marketingowych osobom trzecim.

7. Transfer poza EOG

Dane opisowe (pozbawione identyfikatorów, formularz A) są przekazywane do Google LLC w USA. Transfer odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. w ramach EU–US Data Privacy Framework; Google LLC posiada aktywny certyfikat w ramach tego porozumienia.

8. Okres przechowywania

• Dane z formularza raportu (kontaktowe i opisowe): 12 miesięcy od wygenerowania Raportu, chyba że wcześniej wycofasz zgodę / wniesiesz sprzeciw / zgłosisz żądanie usunięcia.
• Treść Raportu: 12 miesięcy od wygenerowania.
• Dane przekazane do Gemini API: przetwarzane jednorazowo; nie są przez nas przechowywane po wygenerowaniu Raportu.
• Dane z formularza kontaktowego (/contact): przez czas niezbędny do obsługi zapytania i prowadzenia korespondencji, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej wniesiesz skuteczny sprzeciw.
• Dane na potrzeby dowodowe: do upływu terminów przedawnienia roszczeń, nie dłużej niż 3 lata.

9. Twoje prawa

Przysługują Ci prawa: dostępu (art. 15), sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia danych (art. 20), sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie (art. 21) oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3) — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia.

Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl.

Aby skorzystać z praw, napisz na: [email protected].

10. Zautomatyzowane przetwarzanie

Raport (formularz A) jest tworzony automatycznie przez model językowy na podstawie danych opisowych pozbawionych identyfikatorów. Ma charakter informacyjny i orientacyjny i nie stanowi automatycznej decyzji wywołującej skutki prawne lub istotnie wpływającej na Ciebie w rozumieniu art. 22 RODO. Każdy kontakt handlowy i ewentualna oferta obejmują ocenę i decyzję człowieka po stronie SolutionSpace.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do realizacji danego celu. Niepodanie danych kontaktowych uniemożliwia dostarczenie Raportu lub odpowiedź na zapytanie; niepodanie danych opisowych — wygenerowanie Raportu.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (m.in. szyfrowanie HTTPS/TLS, ograniczenie dostępu do upoważnionych osób, usuwanie identyfikatorów przed analizą AI) chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub ujawnieniem.

13. Zmiany Polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę. Zmiany publikujemy na tej stronie wraz ze zaktualizowaną datą; o istotnych zmianach poinformujemy z wyprzedzeniem.

14. Kontakt

SOLUTIONSPACE sp. z o.o.
Zmyślanka 18, 62-860 Opatówek, Polska
e-mail: [email protected], tel. +48 505 195 791